Le secrétariat externalisé : un réseau de compétences multiples

Le secrétariat externe s’occupe d’une partie des tâches de certaines entreprises extérieures. Cette forme de sous-traitance permet de mettre à disposition un réseau de compétences multiples. En dehors du temps, quels sont les avantages qu’on peut déceler ? Les bienfaits impactent ils réellement les entreprises dans leur fonctionnement et rentabilité ?

 

Plus de souplesse pour le dirigeant de l’entreprise

Les cadres et chefs d’entreprise se rendent compte rapidement de la vraie difficulté d’administrer certaines tâches internes dont les travaux de rédaction. Les TPE et les PME ont recours actuellement au secrétariat externalisé. Une mission de secrétariat est accomplie à distance. L’entreprise y fait recours pour un accompagnement ponctuel dans l’exécution des travaux de secrétariat. Cette solution permet de disposer en réalité de plus de souplesse. Elle assure une réponse professionnelle et rapide. Cela constitue une garantie de réactivité et de confort de l’interlocuteur consacré à l’écoute. L’externalisation aide à se débarrasser facilement des tâches encombrantes. S’occuper souvent des taches de gestion de dossier, de saisie, de préparation de compte-rendu d’une réunion, de création graphique sont des tâches chronophages. Elles sont difficiles à insérer dans un calendrier chargé. Cela peut amener les dirigeants à gaspiller leur temps et ne pas se concentrer véritablement sur le cœur de leur mission. Le secrétariat externe épaule et permet d’avoir le temps nécessaire pour accomplir les tâches essentielles relatives à son activité. Le dirigeant ne se soucie plus de qui est responsable des tâches administratives. Le secrétariat externe prend en charge plusieurs missions dont la saisie des documents, la création PowerPoint, la traduction assermentée et multilingue, la permanence téléphonique. Ces prestations sont l’œuvre d’une équipe de professionnels attentionnés.

 

Une délégation d’un pan d’activités de l’entreprise

Les services d’un secrétariat externe permettent de déléguer des tâches financières et administratives. Une telle collaboration est assez avantageuse. Elle ne doit être résumée à une quelconque gestion professionnelle des documents de la structure et des comptes clients. Les atouts d’un secrétariat externe sont non négligeables. Il s’agit d’un véritable levier de notoriété voire de fidélisation. Ce service contribue à l’engagement des collaborateurs de l’entreprise en interne. Les tâches déléguées les libèrent. Ils se concentrent mieux sur leur travail. Les collaborateurs sont plus motivés en interne. Leurs emplois du temps sont réellement allégés. Ils mettent toutes leurs attentions sur l’exécution des tâches principales. Ils commercialisent les offres de l’entreprise, conçoivent de nouveaux services et produits voire promeuvent l’entreprise. L’entreprise réalise bien évidemment des économies budgétaires considérables.

 

Un appui d’aide à l’entreprise

L’entrepreneur n’ayant pas les compétences requises ou le temps nécessaire pour l’administration de certaines tâches au quotidien sollicite le secrétariat externe. Il en est de même des tâches qui ne sont point reliées au cœur du métier. L’entrepreneur ne dispose guère de moyens financiers. Le travail à abattre peut ne pas exiger un secrétaire à plein temps. Le volume de travail peut être suffisant pour recruter un collaborateur. Il peut choisir ne pas recruter en raison des encombrant des formalités et démarches. Ces tâches sont à la charge de l’employeur de main-d’œuvre. Faute d’un secrétariat externe, l’entrepreneur est tenu de faire un surcroît d’activité temporaire. Avec ce service externe, on peut palier facilement au remplacement d’un salarié absent. Le prestataire n’est sollicité dans le cas des urgences à la demande du client. Il n’est pas nécessaire de mettre à la disposition du secrétariat externe les matériels informatiques. Il possède tous les outils nécessaires à l’accomplissement de ses tâches. Les charges sociales sont nettement simplifiées. On n’a pas à verser des indemnités de précarité, de congés payés, de congés maladies ou de la TVA.

 

Une rentabilité assurée à l’entreprise

L’entreprise a une garantie d’un meilleur accueil téléphonique. Le premier avantage de tout secrétariat externe a son fondement sur le professionnalisme. Le fait de faire appel à un spécialiste ou à une équipe de spécialistes assurent l’offre d’un accueil téléphonique de meilleure qualité. Les clients, les prospects, les fournisseurs et les partenaires de l’entreprise sont satisfaits du service d’écoute mis en place. Le secrétariat externe fait une exploitation des documents, et de toutes les feuilles de route fournies par l’entreprise. Il s’assure d’apporter des réponses cohérentes, claires et porteuses avant tout de valeur ajoutée à tous les interlocuteurs de l’entreprise. Ce service constitue un véritable levier de fidélisation et de notoriété. On assiste à une amélioration considérable du service d’accueil de l’entreprise. Cette excellence au niveau du service client de l’entreprise contribue directement à l’amélioration de son image de marque. Un consommateur bien séduit par le service d’accueil d’une enseigne a cette prédisposition naturelle de partager l’expérience positive avec tout entourage professionnel ou personnel. Le fait d’apporter des réponses concrètes, crédibles et adaptées aux besoins de chaque interlocuteur au niveau de l’entreprise contribue à la qualité des relations clients. Cela constitue un facteur puissant de fidélisation. Les prestations de secrétariat fournies sont à la carte pour l’entreprise. Les secrétariats externalisés offrent une panoplie de prestations financières et administratives. Il suffit juste de vérifier le contenu de chaque offre. Il ne faut sélectionner que les services utiles et nécessaires. Une entreprise peut décider de confier l’accueil téléphonique de ses clients à un secrétariat indépendant. Elle peut déléguer principalement la gestion de portefeuille de l’entreprise, la gérance des tâches administratives et financières. Les services à la carte offrent la liberté de choix aux dirigeants d’entreprise. Le choix est fait selon le budget disponible ainsi que des besoins de l’entreprise. L’entreprise a la possibilité d’évoluer dans le choix de certaines prestations pour bénéficier du temps. Vous pouvez donc utiliser ce service exceptionnel et très efficace qui a pour seul but de vous faciliter la tâche.

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Faire du publipostage grâce à votre secrétaire externalisée

Vous avez besoin d’une secrétaire, mais vous n’avez pas les moyens d’en engager un permanent ? Optez pour un publipostage ou un secrétaire qui travaille pour vous de l’extérieur.

En quoi consiste ce principe ?

Ce concept a été créé récemment pour venir en aide aux dirigeants d’entreprise qui ne peuvent pas payer une secrétaire permanente. Elle est communément appelée secrétaire externalisée. Cette technique consiste à envoyer un document à plusieurs personnes au même moment. Grâce à cette méthode, des destinataires différents reçoivent instantanément la même lettre commerciale, par exemple. Certains dirigeants usent également de cette technique pour l’édition de leur contrat. Elle est très pratique et intéressante si celle-ci doit se faire avec différentes entreprises partenaires.

Nous pouvons partir de plusieurs bases de données pour pratiquer le secrétariat externalisé. En effet, nous pouvons user d’une base de données Word. On peut se servir également d’un autre Excel. Les prestations peuvent se faire depuis les bureaux de la société. Mais elles peuvent aussi avoir lieu à l’extérieur de l’entreprise.

 

Quels sont les avantages offerts par le recours à un secrétaire indépendant ou externalisé ?

Nombreux sont les atouts offerts par les prestations de service d’un secrétaire indépendant ou externalisé. Avec une telle technique, on gagne beaucoup de temps. En effet, au lieu de vous occuper de certaines tâches, vous pouvez lui demander de les faire à votre place. En général, on confie les tâches administratives à un secrétaire indépendant. De plus, vous allez être sûr de recevoir un travail de qualité.

Le deuxième avantage est l’économie en ce qui concerne l’espace de sauvegarde dans votre ordinateur. En effet, les documents que nous saisissons sont souvent stockés et laissés dans la machine. Cela constitue ainsi des données qui vont encombrer davantage l’appareil. Vous pouvez demander à une secrétaire externalisée de faire la saisie des documents à partir de son propre ordinateur. De cette manière, vous épargnerez à votre disque dur de garder des données inutiles.

Un autre atout réside au niveau du type d’information à diffuser. Avec une secrétaire indépendante, vous avez l’occasion de procéder à une publication d’une masse d’information que vous avez pris le soin de personnaliser.

Côté financier, le recours à un secrétaire externalisé présente de nombreux avantages. En effet, au moment où vous embauchez la personne, vous n’avez aucune déclaration à faire. Cette étape peut déjà vous coûter de l’argent si vous engagez une personne de façon permanente. Vous n’avez pas également besoin de payer des formations pour votre assistant à distance. Celui-ci travail pour son propre compte. Il doit, de ce fait, s’occuper des frais de ses formations. Les secrétaires indépendants n’ont pas droit à des allocations sociales. Vous ne serez donc pas soumis à des frais relatifs aux charges sociales, les concernant.

 

Quelles sont les différentes prestations d’un secrétaire indépendant ou personnalisé ?

L’aide et le soutien d’un secrétaire indépendant sont très importants pour faire tourner une société. C’est primordial même pour les firmes à petit budget, qui doivent engager le moins d’employés possible. À ces secrétaires, vous pouvez leur confier les tâches les plus urgentes pendant les périodes où vous aurez du travail en plus. Vous pouvez aussi faire appel à un secrétaire indépendant quand un employé doit cesser brusquement de travailler pour raison de maladie.

Côté administration, vous pouvez confier les tâches suivantes à un secrétaire externalisé :

– la gérance de tout ce qui relève du courrier

– la transcription et la saisie des documents

– le rangement et l’archivage des données et des courriers

– la transcription des documents audio

– la gestion de votre emploi de temps et de votre agenda

– le traitement informatique des rapports de stage, du courrier, etc.

– l’arrangement de la présentation des documents saisis

Sur le plan commercial, un secrétaire externalisé peut également travailler pour le compte d’une entreprise. En effet, il peut :

– saisir les devis et les factures

– rédiger et mettre en page les documents techniques

– suivre de près la facturation et les règlements

– relancer les impayés,

– etc.

 

Comment un secrétaire externalisé fonctionne-t-il ?

Pour le traitement des données en Word ou en Excel, le secrétaire externalisé installe un scanner dans les locaux de votre firme. Cet appareil est relié directement avec votre assistant à distance. Lorsque vous procédez à une numérisation d’un document ou d’une donnée, votre secrétaire externalisé les reçoit dans sa boîte mail. De là il peut les traiter et exécuter les tâches que vous allez lui incomber. Cependant, dans certains cas, il faut effectuer une fusion entre les documents Word et les fichiers Excel. Cette tâche relève de celles incombées au secrétaire externalisé. Pour ce faire, ce dernier doit procéder à l’ouverture de son document Word et se diriger vers l’onglet indiqué « Publipostage ». Puis il doit aller vers l’icône « Utiliser une liste existante ».

Pour mieux avancer dans votre relation de travail, votre secrétaire indépendant doit vous fournir des rapports toutes les semaines.

Il faut noter que le service offert par un secrétaire indépendant ou externalisé est qualité d’un service sous-traitance. De cette manière, votre assistant à distance peut intervenir occasionnellement ou régulièrement. Ses heures de travail sont en rapport avec le nombre des tâches à effectuer.

Pour conclure, un secrétaire externalisé est très indispensable si vous voulez devenir une entreprise professionnelle dans votre domaine. En effet, vous pouvez faire beaucoup d’économies en ce qui concerne votre budget. Cependant, vous avez droit à de meilleurs résultats ainsi que de travail de qualité. Alors, n’attendez plus. Engagez un secrétaire à distance ou externalisé pour gérer certaines tâches de votre firme. Confiez-lui les tâches administratives, ainsi, vous pourrez vous occuper des autres activités plus importantes.

 

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La retranscription audio avec le secrétariat externalisé

Petit à petit, le monde évolue et tous les secteurs d’activités courent vers l’innovation. Et comme vous le saviez, un dirigeant n’a jamais beacoup de temps pour s’occuper des tâches administratives répétitives. Quelle que soit la taille de l’entreprise, petite, moyenne ou grande, les dirigeants se doivent d’adopter cette solution pour faire évoluer son entreprise. Et la retranscription est aujourd’hui une meilleure option à privilégier des entrepreneurs.

 

Le secrétariat externalisé : que faut-il connaitre ?

Lorsqu’on est dirigeant d’une petite boite, il arrive que l’on ne puisse se permettre de rajouter dans la liste un autre employé en plus. Et comment peut-il engager une assistante à temps plein ? Pourtant ce prestataire en extérieur ou en interne peut véritablement vous aider dans la réalisation de certaines tâches. Ici, on peut également dire que le secrétariat externalisé est synonyme de permanence téléphonique. Le prestataire doit alors se charger de différentes tâches à savoir la transcription des comptes rendus, la prise et le report de rendez-vous, la rédaction de courriers, l’établissement et le suivi des factures ainsi que la réalisation de bases de données.

Mais il peut tout de même tenir les rôles d’une assistance classique. La sous-traitance administrative permet à chaque dirigeant de se concentrer davantage sur son activité professionnelle. Et sa polyvalence vous aidera à améliorer l’organisation même de votre entreprise. Très pratique, cette solution se voit aujourd’hui comme une solution à résultat optimal. Mais pour pouvoir profiter pleinement des avantages apportés, il est indispensable de connaitre les principes de bases qui pourront vous être utiles pour travailler efficacement avec une sous-traitance.

 

L’externalisation secrétariat : de nombreux avantages incontournables

L’externalisation du secrétariat est aujourd’hui une option assez privilégiée grâce à ces multiples avantages qui consiste particulièrement à déléguer les travaux de secrétariat de l’entreprise. Technique très répandue, le secrétariat externalisé s’avère aujourd’hui pour les hommes et femmes de terrain souhaitant réduire leur coût du côté des ressources humaines. Et puisque le prestataire travaille à distance, le dirigeant qui souhaite adopter cette alternative peut profiter d’un gain financier très considérable. La flexibilité constitue également l’un des atouts majeurs de cette technique.

À ce propos, le prestataire peut travailler quelques heures par mois ou 24/24 durant toute l’année, selon l’exigence du client. Et en tant qu’entrepreneur, il convient de bien choisir votre prestataire pour une collaboration sérieuse et à long terme afin de garantir une meilleure productivité. Le premier point serait de définir les missions que le prestataire doit se charger. Et bien que dit un peu plus haut, un secrétaire externalisé peut tenir une vaste tâche, le mieux serait toujours de passer par cette étape. Grâce à cela, le prestataire peut accomplir ses missions confiées de façon plus claire et précise.

 

La retranscription audio : tout ce qu’il faut en retenir

Aujourd’hui, on vit dans un monde où le numérique prend une part de marché très considérable accessible à tout genre de personnes. Autrement appelée la dictée numérique, la retranscription a pour but de retranscrire toutes les informations de sources audio afin que tout le monde puisse facilement les comprendre. Et elle se décline sous deux formes à savoir : la retranscription totale dite « verbatim » et la transcription épurée. Ces deux types de transcriptions sont plus ou moins similaires. À ce propos, il convient de bien y faire la différence.

Rapide et pratique, cette solution bien qu’elle soit un vrai calvaire s’avère être une solution très simple et efficace. À ce titre, il est plus ingénieux d’avoir recours à un rédacteur professionnel pour bien exploiter les textes de votre retranscription de vos fichiers. Cette alternative est une solution régie par loi qui date de l’année 2005. Cette solution est très prisée et nécessaire surtout lors des séminaires ou des conférences. Le but serait entre autres de garder des traces écrites qui restent même au fil des années. Voilà la raison pour laquelle il est plus astucieux de choisir la retranscription pour optimiser le temps même de la réalisation de cette tâche.

 

Sarah Scan : pour une meilleure assistance virtuelle et une bonne retranscription

Sarah Scan est votre secrétaire virtuelle professionnelle qui vise à rester le plus proche de vous en vous proposant des services et des offres idéalement adaptés à toutes entreprises, le scanner, l’assistante et le stockage. La raison d’être de la plateforme Sarah Scan est de vous aider à bien gérer vos tâches administratives de manière plus rapide et efficace. Cette plateforme vous permet de profiter pleinement d’une meilleure expérience pour alléger votre travail administratif. Elle vous permet non seulement de numériser vos documents et d’en finir avec la paperasse, mais aussi de stocker vos documents, quelle que soit sa taille en temps réel.

En tant que secrétaire externalisée Sarah Scan se charge de vous fournir des rapports hebdomadaires. Aussi, vous pourriez avoir recours à cette plateforme que ce soit pour un poste à temps plein ou à temps partiel. Elle vous permet de profiter d’une solution innovante à coût très abordable. Il s’agit d’une meilleure option à envisager surtout lorsque vous souhaitez faire recours à des moyens issus de la technologie pour garantir votre satisfaction en répondant à vos démarches. Elle se base sur le scannage à fréquence quotidienne. Mais ce n’est pas tout ! Sarah Scan vous permet de plusieurs avantages que vous soyez une TPE, une PME ou encore une grande.

 

En somme, si vous recherchez une assistance virtuelle pour la retranscription, Sarah Scan est ce qu’il vous faut. Elle promet à chaque type de client une assistante personnalisée qui peut vous accompagner dans toutes les demandes et démarches à faire. Aussi, il convient de ne plus hésiter avec vos paperasses. Elle propose des solutions sur-mesure idéalement adaptées à vos besoins et représente un réel et indéniable avantage comme un gain de temps dans l’organisation des tâches.

 

 

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Les avantages à utiliser la retranscription audio

On se demande généralement les avantages à utiliser la retranscription audio. La question se pose qu’on soit une entreprise ou en tant que travailleur indépendant. Outre les dirigeants des entreprises, les travailleurs indépendants savent profiter des avantages de cette retranscription. Pourquoi doit-on faire appel à un professionnel en la matière ? Quels sont les bénéfices qu’on peut tirer ? En quoi l’offre de Sarah Scan est-elle préférable ?

 

Une tâche de professionnel

Cette forme de retranscription vise à transformer un audio en texte en se servant de la saisie. Les particuliers et les entreprises font recours le plus souvent à cette technique dans le but d’avoir des archives sous forme écrite. La technique consiste à saisir sur le logiciel dédié au traitement de texte quelques fichiers son en faisant recours à des professionnels. On obtient par la suite un texte. Il peut être sous différentes formes à savoir les entretiens, les conférences, les chansons et les discours. Ces professionnels conviés à la tâche sont tenus de ne rien changer des propos et verbatim des interlocuteurs au niveau du texte. Il s’agit du but de la retranscription audio. On peut enlever certes les hésitations et les interjections. Le travail ne consiste en une reformulation. Il n’est pas nécessaire de procéder au changement des répétitions ou d’identifier des synonymes. La retranscription est présentée pour les entretiens audio sous la forme d’un dialogue entre des interlocuteurs. La retranscription exige des compétences pratiques. Elle peut se faire mot à mot. Le client exige dans ce cas qu’aucun mot ne soit perdu. Le texte transcris contient les hésitations, les répétitions, les intonations et les émotions. La retranscription intégrale dite épurée consiste à supprimer toutes les répétitions ainsi que les intonations. Le texte devient plus digeste et facile à lire. La retranscription qualifiée de reformulée est bien particulière. Le texte est corrigé et reformulé afin de donner surtout un air plus approprié. Le professionnel peut procéder à une retranscription synthétisée. Il fait la synthèse des idées. Le texte est livré avec les points essentiels. Cette tâche est plus exigeante. Il faut non seulement un bon sens d’analyse mais également une parfaite maitrise des règles grammaticales de la langue française.

 

Un gain de temps

La retranscription nécessite un temps considérable. Un expérimenté du domaine a des prérequis et des astuces pour aller vite. Une secrétaire peut pour une heure d’audio enregistrée mettre 8 heures de temps de travail pour transcrire. Elle a une aisance pour retrouver tôt le vocabulaire spécifique approprié. Elle sait réécouter et relire. Il n’y a plus une perte de temps dans la prise de notes à une vitesse folle. Cela met fin aux difficultés voire à l’impossibilité de se relire. L’écriture illisible rendait le travail plus difficile. On n’a plus besoin d’un bloc note et d’un stylo. Tout l’arsenal d’autrefois pour suivre les propos d’une personne à une vitesse considérable est inutile. Il y aussi d’autres problèmes qui surviennent à savoir le manque de paperasse. On peut perdre le fil du déroulement de la rencontre. La meilleure solution est celle qui consiste à enregistrer sur un dictaphone le discours, l’entretien, l’interview, la réunion ou la conférence. Il suffit juste en un clic d’envoyer le fichier son au niveau du service de transcription et le travail se fait facilement. Dans les entreprises, pour palier à l’absence d’une secrétaire, on peut faire recours à ce service. Si elle est en congés, on n’est plus tenu de la remplacer ou de compiler du travail en attendant son retour. Le service de transcription aide à ne pas perdre du temps dans un nouveau recrutement de remplaçant. Les démarches administratives sont bien lourdes. Avec un service spécialisé, on bénéficie de la rapidité de la retranscription. Des personnels qualifiés sont mis à contribution pour les cas d’urgence.

 

D’autres avantages non négligeables

On assiste à une flexibilité pour avoir accès aux renseignements et données sur des activités. La compréhension des services est facilitée pour les personnes éprouvant des difficultés visuelles et auditives. La retranscription permet d’avoir accès à une traduction automatique. L’entreprise bénéficie d’un gain de temps énorme dans les tâches quotidiennes. Cela assure une réactivité des équipes. On assiste à une économie au niveau du capital en raison de ce que l’entreprise n’a nullement besoin de s’approvisionner désormais en plusieurs ressources matérielles pour assembler des notes. Le service peut se réaliser en externe. Des professionnels aguerris répondent à toutes les attentes possibles. C’est une pratique innovante qui prouve le dynamisme au sein d’une société. La retranscription assure la réactivité de tous les employés. On note dès lors un sérieux avantage afin de booster la présence de l’entreprise sur le marché. Elle occupe une place de prestige. La société a une version vraie du fichier audio. Le texte transcrit correspond exactement aux propos tenus. Ce moyen de preuve est irréfutable pour tout le monde. Il est recommandé d’archiver correctement les textes pour servir de preuve en cas de litige. Le texte permet de vérifier l’exactitude et la véracité des propos. Les conversations peuvent avoir durées des années ou même des semaines. La présence d’un témoin devient ainsi obsolète. Les fichiers transcrits peuvent être exploitables partout, à tout moment et selon les besoins. Le chef d’entreprise est libre de se servir des textes transcrits. Il est recommandé de garder l’audio ainsi que le fichier retranscrit. Le service de transcription est externalisé le plus souvent. Les secrétaires utilisés dans le service de transcription ont une bonne connaissance de l’orthographe. Elles se distinguent par leur bonne culture générale. Il est nécessaire de souligner que la transcription nécessite de rigueur et surtout de concentration. Il est donc nécessaire de faire confiance à un professionnel pour avoir une bonne retranscription.

 

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Fiche métier d’une secrétaire indépendante

Ces dernières années, grâce à la démocratisation de l’internet, plusieurs métiers ont vu le jour, y compris le télé-secrétaire. Mais en fait, que savez-vous exactement du métier de secrétaire en télétravail ? Savez-vous faire la différence entre la secrétaire salariée et celle qui travaille à son propre compte ? Si tel n’est le pas cas, vous saurez plus après avoir lu cet article.

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