Le secrétariat externalisé : un réseau de compétences multiples
Le secrétariat externe s’occupe d’une partie des tâches de certaines entreprises extérieures. Cette forme de sous-traitance permet de mettre à disposition un réseau de compétences multiples. En dehors du temps, quels sont les avantages qu’on peut déceler ? Les bienfaits impactent ils réellement les entreprises dans leur fonctionnement et rentabilité ?
Plus de souplesse pour le dirigeant de l’entreprise
Les cadres et chefs d’entreprise se rendent compte rapidement de la vraie difficulté d’administrer certaines tâches internes dont les travaux de rédaction. Les TPE et les PME ont recours actuellement au secrétariat externalisé. Une mission de secrétariat est accomplie à distance. L’entreprise y fait recours pour un accompagnement ponctuel dans l’exécution des travaux de secrétariat. Cette solution permet de disposer en réalité de plus de souplesse. Elle assure une réponse professionnelle et rapide. Cela constitue une garantie de réactivité et de confort de l’interlocuteur consacré à l’écoute. L’externalisation aide à se débarrasser facilement des tâches encombrantes. S’occuper souvent des taches de gestion de dossier, de saisie, de préparation de compte-rendu d’une réunion, de création graphique sont des tâches chronophages. Elles sont difficiles à insérer dans un calendrier chargé. Cela peut amener les dirigeants à gaspiller leur temps et ne pas se concentrer véritablement sur le cœur de leur mission. Le secrétariat externe épaule et permet d’avoir le temps nécessaire pour accomplir les tâches essentielles relatives à son activité. Le dirigeant ne se soucie plus de qui est responsable des tâches administratives. Le secrétariat externe prend en charge plusieurs missions dont la saisie des documents, la création PowerPoint, la traduction assermentée et multilingue, la permanence téléphonique. Ces prestations sont l’œuvre d’une équipe de professionnels attentionnés.
Une délégation d’un pan d’activités de l’entreprise
Les services d’un secrétariat externe permettent de déléguer des tâches financières et administratives. Une telle collaboration est assez avantageuse. Elle ne doit être résumée à une quelconque gestion professionnelle des documents de la structure et des comptes clients. Les atouts d’un secrétariat externe sont non négligeables. Il s’agit d’un véritable levier de notoriété voire de fidélisation. Ce service contribue à l’engagement des collaborateurs de l’entreprise en interne. Les tâches déléguées les libèrent. Ils se concentrent mieux sur leur travail. Les collaborateurs sont plus motivés en interne. Leurs emplois du temps sont réellement allégés. Ils mettent toutes leurs attentions sur l’exécution des tâches principales. Ils commercialisent les offres de l’entreprise, conçoivent de nouveaux services et produits voire promeuvent l’entreprise. L’entreprise réalise bien évidemment des économies budgétaires considérables.
Un appui d’aide à l’entreprise
L’entrepreneur n’ayant pas les compétences requises ou le temps nécessaire pour l’administration de certaines tâches au quotidien sollicite le secrétariat externe. Il en est de même des tâches qui ne sont point reliées au cœur du métier. L’entrepreneur ne dispose guère de moyens financiers. Le travail à abattre peut ne pas exiger un secrétaire à plein temps. Le volume de travail peut être suffisant pour recruter un collaborateur. Il peut choisir ne pas recruter en raison des encombrant des formalités et démarches. Ces tâches sont à la charge de l’employeur de main-d’œuvre. Faute d’un secrétariat externe, l’entrepreneur est tenu de faire un surcroît d’activité temporaire. Avec ce service externe, on peut palier facilement au remplacement d’un salarié absent. Le prestataire n’est sollicité dans le cas des urgences à la demande du client. Il n’est pas nécessaire de mettre à la disposition du secrétariat externe les matériels informatiques. Il possède tous les outils nécessaires à l’accomplissement de ses tâches. Les charges sociales sont nettement simplifiées. On n’a pas à verser des indemnités de précarité, de congés payés, de congés maladies ou de la TVA.
Une rentabilité assurée à l’entreprise
L’entreprise a une garantie d’un meilleur accueil téléphonique. Le premier avantage de tout secrétariat externe a son fondement sur le professionnalisme. Le fait de faire appel à un spécialiste ou à une équipe de spécialistes assurent l’offre d’un accueil téléphonique de meilleure qualité. Les clients, les prospects, les fournisseurs et les partenaires de l’entreprise sont satisfaits du service d’écoute mis en place. Le secrétariat externe fait une exploitation des documents, et de toutes les feuilles de route fournies par l’entreprise. Il s’assure d’apporter des réponses cohérentes, claires et porteuses avant tout de valeur ajoutée à tous les interlocuteurs de l’entreprise. Ce service constitue un véritable levier de fidélisation et de notoriété. On assiste à une amélioration considérable du service d’accueil de l’entreprise. Cette excellence au niveau du service client de l’entreprise contribue directement à l’amélioration de son image de marque. Un consommateur bien séduit par le service d’accueil d’une enseigne a cette prédisposition naturelle de partager l’expérience positive avec tout entourage professionnel ou personnel. Le fait d’apporter des réponses concrètes, crédibles et adaptées aux besoins de chaque interlocuteur au niveau de l’entreprise contribue à la qualité des relations clients. Cela constitue un facteur puissant de fidélisation. Les prestations de secrétariat fournies sont à la carte pour l’entreprise. Les secrétariats externalisés offrent une panoplie de prestations financières et administratives. Il suffit juste de vérifier le contenu de chaque offre. Il ne faut sélectionner que les services utiles et nécessaires. Une entreprise peut décider de confier l’accueil téléphonique de ses clients à un secrétariat indépendant. Elle peut déléguer principalement la gestion de portefeuille de l’entreprise, la gérance des tâches administratives et financières. Les services à la carte offrent la liberté de choix aux dirigeants d’entreprise. Le choix est fait selon le budget disponible ainsi que des besoins de l’entreprise. L’entreprise a la possibilité d’évoluer dans le choix de certaines prestations pour bénéficier du temps. Vous pouvez donc utiliser ce service exceptionnel et très efficace qui a pour seul but de vous faciliter la tâche.