Le secrétariat externalisé : un réseau de compétences multiples

Le secrétariat externe s’occupe d’une partie des tâches de certaines entreprises extérieures. Cette forme de sous-traitance permet de mettre à disposition un réseau de compétences multiples. En dehors du temps, quels sont les avantages qu’on peut déceler ? Les bienfaits impactent ils réellement les entreprises dans leur fonctionnement et rentabilité ?

 

Plus de souplesse pour le dirigeant de l’entreprise

Les cadres et chefs d’entreprise se rendent compte rapidement de la vraie difficulté d’administrer certaines tâches internes dont les travaux de rédaction. Les TPE et les PME ont recours actuellement au secrétariat externalisé. Une mission de secrétariat est accomplie à distance. L’entreprise y fait recours pour un accompagnement ponctuel dans l’exécution des travaux de secrétariat. Cette solution permet de disposer en réalité de plus de souplesse. Elle assure une réponse professionnelle et rapide. Cela constitue une garantie de réactivité et de confort de l’interlocuteur consacré à l’écoute. L’externalisation aide à se débarrasser facilement des tâches encombrantes. S’occuper souvent des taches de gestion de dossier, de saisie, de préparation de compte-rendu d’une réunion, de création graphique sont des tâches chronophages. Elles sont difficiles à insérer dans un calendrier chargé. Cela peut amener les dirigeants à gaspiller leur temps et ne pas se concentrer véritablement sur le cœur de leur mission. Le secrétariat externe épaule et permet d’avoir le temps nécessaire pour accomplir les tâches essentielles relatives à son activité. Le dirigeant ne se soucie plus de qui est responsable des tâches administratives. Le secrétariat externe prend en charge plusieurs missions dont la saisie des documents, la création PowerPoint, la traduction assermentée et multilingue, la permanence téléphonique. Ces prestations sont l’œuvre d’une équipe de professionnels attentionnés.

 

Une délégation d’un pan d’activités de l’entreprise

Les services d’un secrétariat externe permettent de déléguer des tâches financières et administratives. Une telle collaboration est assez avantageuse. Elle ne doit être résumée à une quelconque gestion professionnelle des documents de la structure et des comptes clients. Les atouts d’un secrétariat externe sont non négligeables. Il s’agit d’un véritable levier de notoriété voire de fidélisation. Ce service contribue à l’engagement des collaborateurs de l’entreprise en interne. Les tâches déléguées les libèrent. Ils se concentrent mieux sur leur travail. Les collaborateurs sont plus motivés en interne. Leurs emplois du temps sont réellement allégés. Ils mettent toutes leurs attentions sur l’exécution des tâches principales. Ils commercialisent les offres de l’entreprise, conçoivent de nouveaux services et produits voire promeuvent l’entreprise. L’entreprise réalise bien évidemment des économies budgétaires considérables.

 

Un appui d’aide à l’entreprise

L’entrepreneur n’ayant pas les compétences requises ou le temps nécessaire pour l’administration de certaines tâches au quotidien sollicite le secrétariat externe. Il en est de même des tâches qui ne sont point reliées au cœur du métier. L’entrepreneur ne dispose guère de moyens financiers. Le travail à abattre peut ne pas exiger un secrétaire à plein temps. Le volume de travail peut être suffisant pour recruter un collaborateur. Il peut choisir ne pas recruter en raison des encombrant des formalités et démarches. Ces tâches sont à la charge de l’employeur de main-d’œuvre. Faute d’un secrétariat externe, l’entrepreneur est tenu de faire un surcroît d’activité temporaire. Avec ce service externe, on peut palier facilement au remplacement d’un salarié absent. Le prestataire n’est sollicité dans le cas des urgences à la demande du client. Il n’est pas nécessaire de mettre à la disposition du secrétariat externe les matériels informatiques. Il possède tous les outils nécessaires à l’accomplissement de ses tâches. Les charges sociales sont nettement simplifiées. On n’a pas à verser des indemnités de précarité, de congés payés, de congés maladies ou de la TVA.

 

Une rentabilité assurée à l’entreprise

L’entreprise a une garantie d’un meilleur accueil téléphonique. Le premier avantage de tout secrétariat externe a son fondement sur le professionnalisme. Le fait de faire appel à un spécialiste ou à une équipe de spécialistes assurent l’offre d’un accueil téléphonique de meilleure qualité. Les clients, les prospects, les fournisseurs et les partenaires de l’entreprise sont satisfaits du service d’écoute mis en place. Le secrétariat externe fait une exploitation des documents, et de toutes les feuilles de route fournies par l’entreprise. Il s’assure d’apporter des réponses cohérentes, claires et porteuses avant tout de valeur ajoutée à tous les interlocuteurs de l’entreprise. Ce service constitue un véritable levier de fidélisation et de notoriété. On assiste à une amélioration considérable du service d’accueil de l’entreprise. Cette excellence au niveau du service client de l’entreprise contribue directement à l’amélioration de son image de marque. Un consommateur bien séduit par le service d’accueil d’une enseigne a cette prédisposition naturelle de partager l’expérience positive avec tout entourage professionnel ou personnel. Le fait d’apporter des réponses concrètes, crédibles et adaptées aux besoins de chaque interlocuteur au niveau de l’entreprise contribue à la qualité des relations clients. Cela constitue un facteur puissant de fidélisation. Les prestations de secrétariat fournies sont à la carte pour l’entreprise. Les secrétariats externalisés offrent une panoplie de prestations financières et administratives. Il suffit juste de vérifier le contenu de chaque offre. Il ne faut sélectionner que les services utiles et nécessaires. Une entreprise peut décider de confier l’accueil téléphonique de ses clients à un secrétariat indépendant. Elle peut déléguer principalement la gestion de portefeuille de l’entreprise, la gérance des tâches administratives et financières. Les services à la carte offrent la liberté de choix aux dirigeants d’entreprise. Le choix est fait selon le budget disponible ainsi que des besoins de l’entreprise. L’entreprise a la possibilité d’évoluer dans le choix de certaines prestations pour bénéficier du temps. Vous pouvez donc utiliser ce service exceptionnel et très efficace qui a pour seul but de vous faciliter la tâche.

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Faire du publipostage grâce à votre secrétaire externalisée

Vous avez besoin d’une secrétaire, mais vous n’avez pas les moyens d’en engager un permanent ? Optez pour un publipostage ou un secrétaire qui travaille pour vous de l’extérieur.

En quoi consiste ce principe ?

Ce concept a été créé récemment pour venir en aide aux dirigeants d’entreprise qui ne peuvent pas payer une secrétaire permanente. Elle est communément appelée secrétaire externalisée. Cette technique consiste à envoyer un document à plusieurs personnes au même moment. Grâce à cette méthode, des destinataires différents reçoivent instantanément la même lettre commerciale, par exemple. Certains dirigeants usent également de cette technique pour l’édition de leur contrat. Elle est très pratique et intéressante si celle-ci doit se faire avec différentes entreprises partenaires.

Nous pouvons partir de plusieurs bases de données pour pratiquer le secrétariat externalisé. En effet, nous pouvons user d’une base de données Word. On peut se servir également d’un autre Excel. Les prestations peuvent se faire depuis les bureaux de la société. Mais elles peuvent aussi avoir lieu à l’extérieur de l’entreprise.

 

Quels sont les avantages offerts par le recours à un secrétaire indépendant ou externalisé ?

Nombreux sont les atouts offerts par les prestations de service d’un secrétaire indépendant ou externalisé. Avec une telle technique, on gagne beaucoup de temps. En effet, au lieu de vous occuper de certaines tâches, vous pouvez lui demander de les faire à votre place. En général, on confie les tâches administratives à un secrétaire indépendant. De plus, vous allez être sûr de recevoir un travail de qualité.

Le deuxième avantage est l’économie en ce qui concerne l’espace de sauvegarde dans votre ordinateur. En effet, les documents que nous saisissons sont souvent stockés et laissés dans la machine. Cela constitue ainsi des données qui vont encombrer davantage l’appareil. Vous pouvez demander à une secrétaire externalisée de faire la saisie des documents à partir de son propre ordinateur. De cette manière, vous épargnerez à votre disque dur de garder des données inutiles.

Un autre atout réside au niveau du type d’information à diffuser. Avec une secrétaire indépendante, vous avez l’occasion de procéder à une publication d’une masse d’information que vous avez pris le soin de personnaliser.

Côté financier, le recours à un secrétaire externalisé présente de nombreux avantages. En effet, au moment où vous embauchez la personne, vous n’avez aucune déclaration à faire. Cette étape peut déjà vous coûter de l’argent si vous engagez une personne de façon permanente. Vous n’avez pas également besoin de payer des formations pour votre assistant à distance. Celui-ci travail pour son propre compte. Il doit, de ce fait, s’occuper des frais de ses formations. Les secrétaires indépendants n’ont pas droit à des allocations sociales. Vous ne serez donc pas soumis à des frais relatifs aux charges sociales, les concernant.

 

Quelles sont les différentes prestations d’un secrétaire indépendant ou personnalisé ?

L’aide et le soutien d’un secrétaire indépendant sont très importants pour faire tourner une société. C’est primordial même pour les firmes à petit budget, qui doivent engager le moins d’employés possible. À ces secrétaires, vous pouvez leur confier les tâches les plus urgentes pendant les périodes où vous aurez du travail en plus. Vous pouvez aussi faire appel à un secrétaire indépendant quand un employé doit cesser brusquement de travailler pour raison de maladie.

Côté administration, vous pouvez confier les tâches suivantes à un secrétaire externalisé :

– la gérance de tout ce qui relève du courrier

– la transcription et la saisie des documents

– le rangement et l’archivage des données et des courriers

– la transcription des documents audio

– la gestion de votre emploi de temps et de votre agenda

– le traitement informatique des rapports de stage, du courrier, etc.

– l’arrangement de la présentation des documents saisis

Sur le plan commercial, un secrétaire externalisé peut également travailler pour le compte d’une entreprise. En effet, il peut :

– saisir les devis et les factures

– rédiger et mettre en page les documents techniques

– suivre de près la facturation et les règlements

– relancer les impayés,

– etc.

 

Comment un secrétaire externalisé fonctionne-t-il ?

Pour le traitement des données en Word ou en Excel, le secrétaire externalisé installe un scanner dans les locaux de votre firme. Cet appareil est relié directement avec votre assistant à distance. Lorsque vous procédez à une numérisation d’un document ou d’une donnée, votre secrétaire externalisé les reçoit dans sa boîte mail. De là il peut les traiter et exécuter les tâches que vous allez lui incomber. Cependant, dans certains cas, il faut effectuer une fusion entre les documents Word et les fichiers Excel. Cette tâche relève de celles incombées au secrétaire externalisé. Pour ce faire, ce dernier doit procéder à l’ouverture de son document Word et se diriger vers l’onglet indiqué « Publipostage ». Puis il doit aller vers l’icône « Utiliser une liste existante ».

Pour mieux avancer dans votre relation de travail, votre secrétaire indépendant doit vous fournir des rapports toutes les semaines.

Il faut noter que le service offert par un secrétaire indépendant ou externalisé est qualité d’un service sous-traitance. De cette manière, votre assistant à distance peut intervenir occasionnellement ou régulièrement. Ses heures de travail sont en rapport avec le nombre des tâches à effectuer.

Pour conclure, un secrétaire externalisé est très indispensable si vous voulez devenir une entreprise professionnelle dans votre domaine. En effet, vous pouvez faire beaucoup d’économies en ce qui concerne votre budget. Cependant, vous avez droit à de meilleurs résultats ainsi que de travail de qualité. Alors, n’attendez plus. Engagez un secrétaire à distance ou externalisé pour gérer certaines tâches de votre firme. Confiez-lui les tâches administratives, ainsi, vous pourrez vous occuper des autres activités plus importantes.

 

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