Vous avez besoin d’une secrétaire, mais vous n’avez pas les moyens d’en engager un permanent ? Optez pour un publipostage ou un secrétaire qui travaille pour vous de l’extérieur.
En quoi consiste ce principe ?
Ce concept a été créé récemment pour venir en aide aux dirigeants d’entreprise qui ne peuvent pas payer une secrétaire permanente. Elle est communément appelée secrétaire externalisée. Cette technique consiste à envoyer un document à plusieurs personnes au même moment. Grâce à cette méthode, des destinataires différents reçoivent instantanément la même lettre commerciale, par exemple. Certains dirigeants usent également de cette technique pour l’édition de leur contrat. Elle est très pratique et intéressante si celle-ci doit se faire avec différentes entreprises partenaires.
Nous pouvons partir de plusieurs bases de données pour pratiquer le secrétariat externalisé. En effet, nous pouvons user d’une base de données Word. On peut se servir également d’un autre Excel. Les prestations peuvent se faire depuis les bureaux de la société. Mais elles peuvent aussi avoir lieu à l’extérieur de l’entreprise.
Quels sont les avantages offerts par le recours à un secrétaire indépendant ou externalisé ?
Nombreux sont les atouts offerts par les prestations de service d’un secrétaire indépendant ou externalisé. Avec une telle technique, on gagne beaucoup de temps. En effet, au lieu de vous occuper de certaines tâches, vous pouvez lui demander de les faire à votre place. En général, on confie les tâches administratives à un secrétaire indépendant. De plus, vous allez être sûr de recevoir un travail de qualité.
Le deuxième avantage est l’économie en ce qui concerne l’espace de sauvegarde dans votre ordinateur. En effet, les documents que nous saisissons sont souvent stockés et laissés dans la machine. Cela constitue ainsi des données qui vont encombrer davantage l’appareil. Vous pouvez demander à une secrétaire externalisée de faire la saisie des documents à partir de son propre ordinateur. De cette manière, vous épargnerez à votre disque dur de garder des données inutiles.
Un autre atout réside au niveau du type d’information à diffuser. Avec une secrétaire indépendante, vous avez l’occasion de procéder à une publication d’une masse d’information que vous avez pris le soin de personnaliser.
Côté financier, le recours à un secrétaire externalisé présente de nombreux avantages. En effet, au moment où vous embauchez la personne, vous n’avez aucune déclaration à faire. Cette étape peut déjà vous coûter de l’argent si vous engagez une personne de façon permanente. Vous n’avez pas également besoin de payer des formations pour votre assistant à distance. Celui-ci travail pour son propre compte. Il doit, de ce fait, s’occuper des frais de ses formations. Les secrétaires indépendants n’ont pas droit à des allocations sociales. Vous ne serez donc pas soumis à des frais relatifs aux charges sociales, les concernant.
Quelles sont les différentes prestations d’un secrétaire indépendant ou personnalisé ?
L’aide et le soutien d’un secrétaire indépendant sont très importants pour faire tourner une société. C’est primordial même pour les firmes à petit budget, qui doivent engager le moins d’employés possible. À ces secrétaires, vous pouvez leur confier les tâches les plus urgentes pendant les périodes où vous aurez du travail en plus. Vous pouvez aussi faire appel à un secrétaire indépendant quand un employé doit cesser brusquement de travailler pour raison de maladie.
Côté administration, vous pouvez confier les tâches suivantes à un secrétaire externalisé :
– la gérance de tout ce qui relève du courrier
– la transcription et la saisie des documents
– le rangement et l’archivage des données et des courriers
– la transcription des documents audio
– la gestion de votre emploi de temps et de votre agenda
– le traitement informatique des rapports de stage, du courrier, etc.
– l’arrangement de la présentation des documents saisis
Sur le plan commercial, un secrétaire externalisé peut également travailler pour le compte d’une entreprise. En effet, il peut :
– saisir les devis et les factures
– rédiger et mettre en page les documents techniques
– suivre de près la facturation et les règlements
– relancer les impayés,
– etc.
Comment un secrétaire externalisé fonctionne-t-il ?
Pour le traitement des données en Word ou en Excel, le secrétaire externalisé installe un scanner dans les locaux de votre firme. Cet appareil est relié directement avec votre assistant à distance. Lorsque vous procédez à une numérisation d’un document ou d’une donnée, votre secrétaire externalisé les reçoit dans sa boîte mail. De là il peut les traiter et exécuter les tâches que vous allez lui incomber. Cependant, dans certains cas, il faut effectuer une fusion entre les documents Word et les fichiers Excel. Cette tâche relève de celles incombées au secrétaire externalisé. Pour ce faire, ce dernier doit procéder à l’ouverture de son document Word et se diriger vers l’onglet indiqué « Publipostage ». Puis il doit aller vers l’icône « Utiliser une liste existante ».
Pour mieux avancer dans votre relation de travail, votre secrétaire indépendant doit vous fournir des rapports toutes les semaines.
Il faut noter que le service offert par un secrétaire indépendant ou externalisé est qualité d’un service sous-traitance. De cette manière, votre assistant à distance peut intervenir occasionnellement ou régulièrement. Ses heures de travail sont en rapport avec le nombre des tâches à effectuer.
Pour conclure, un secrétaire externalisé est très indispensable si vous voulez devenir une entreprise professionnelle dans votre domaine. En effet, vous pouvez faire beaucoup d’économies en ce qui concerne votre budget. Cependant, vous avez droit à de meilleurs résultats ainsi que de travail de qualité. Alors, n’attendez plus. Engagez un secrétaire à distance ou externalisé pour gérer certaines tâches de votre firme. Confiez-lui les tâches administratives, ainsi, vous pourrez vous occuper des autres activités plus importantes.