Ces dernières années, grâce à la démocratisation de l’internet, plusieurs métiers ont vu le jour, y compris le télé-secrétaire. Mais en fait, que savez-vous exactement du métier de secrétaire en télétravail ? Savez-vous faire la différence entre la secrétaire salariée et celle qui travaille à son propre compte ? Si tel n’est le pas cas, vous saurez plus après avoir lu cet article.

Définition de la profession

On connait tous le métier de la secrétaire de direction qui suit en permanence le directeur et qui prend toujours des notes. Mais peu de gens savent précisément la véritable mission de la secrétaire qui ne se présente jamais au bureau. En effet, une secrétaire en télétravail ou une secrétaire indépendante est une professionnelle diplômée en secrétariat/assistance administrative. Généralement, elle dispose de plusieurs années d’expérience dans divers secteurs d’activités et a été déjà salariée dans des sociétés. Grâce à sa position stratégique, elle a pu devenir un véritable bras droit pour le chef d’entreprise et exécute plusieurs types de missions. Travaillant à son propre compte, le plus souvent à domicile, la télé-secrétaire propose des prestations complémentaires. Ainsi, cette professionnelle est en charge de l’ensemble des tâches administratives d’une société ou des structures qui la sollicite. Pour la majorité des cas, ce sont les chefs de petites ou moyennes entreprises, les médecins généralistes ainsi que les structures moyennes qui externalisent le secrétariat et qui par conséquent auront besoin de cet appui pour quelques missions journalières. Ainsi, c’est la télé-secrétaire qui prend en charge du saisi des données, le classement des documents professionnels et pour l’accueil téléphonique.

Les principales missions d’une télé-secrétaire

Quand on parle de télétravail, on parle bien sûr de l’externalisation de services. Depuis que l’internet est devenu un outil à la portée de tous, on voit tous les jours la gestion externalisée de service surtout en ingénierie, informatique, construction et autres. Actuellement, les travaux de secrétaire sont également externalisés. Tout comme les secrétaires classiques, une télé-secrétaire est en charge de tout le travail de secrétariat. Ses principales tâches consistent surtout à gérer les tâches administratives. Une télé-secrétaire organise également l’emploi du temps de son supérieur, donc elle est la responsable de la prise de rendez-vous et la gestion des appels téléphoniques. De plus, une télé-secrétaire, même si elle travaille loin du bureau prendre aussi en charge de l’organisation des réunions et des congrès. La mise à jour de l’agenda, la retranscription de divers documents sont également à la charge de la télé-secrétaire. Et bien sûr, la télé-secrétaire, exactement comme la secrétaire classique doit rédiger des rapports, des devis et d’autres. Par ailleurs, elle est responsable d’informer la clientèle par e-mail, par téléphone et autres. Bref, les missions d’une télé-secrétaire dépassent largement de ce qu’on imagine souvent. Il s’agit en effet d’un métier intéressant qui se développe dans plusieurs secteurs.

Les compétences et qualités d’une télé-secrétaire

Compte tenu des missions d’une télé-secrétaire, c’est un métier qui ne peut être fait par n’importe qui. En effet, pour pouvoir exercer cette profession, il faut avoir un sens élevé de l’organisation puisque les projets sont nombreux et les clients sont diversifiés. Ainsi, savoir gérer efficacement son temps est une qualité dont une télé-secrétaire doit posséder. Aussi, parce qu’une télé-secrétaire doit s’adapter aux besoins de sa clientèle, elle doit avoir un bon sens de l’écoute. Et si les compétences techniques sont primordiales pour une télé-secrétaire, il faut aussi cultiver la discrétion. Aux qualités mentionnées s’ajoutent également d’autres compétences techniques puisque le métier de la télé-secrétaire évolue avec le temps. En effet, puisque la plupart des tâches d’une secrétaire nécessitent l’utilisation des logiciels peu connus, la personne responsable de cette tâche doit posséder une maîtrise parfaite des nouvelles technologies et des connaissances d’outils bureautiques.

Aussi, pour pouvoir exercer le métier en tout professionnel, la télé secrétaire doit suivre des études et des formations adéquates. Pour commencer, il faut posséder les diplômes requis d’un secrétaire à savoir le BEP, CAP et le BTS. Outre les diplômes qu’il faut passer, suivre des cours de télé-secrétaire est également important. D’ailleurs, on compte dans l’Hexagone plusieurs associations et établissements qui proposent des formations adéquates. Et même si une télé-secrétaire freelance ne requiert pas d’un diplôme particulier pour travailler sauf des compétences en technologie, une formation adéquate peut faire la différence.

Comment trouver des clients quand on est télé-secrétaire ?

Seuls les secrétaires qui travaillent à leurs propres comptes sont confrontés à cette problématique. En effet, quand on est indépendant, on n’a pas de patron, mais des clients. Et clients, ils ne viennent pas tous seuls. Pour cela, il faut commencer par rédiger une proposition de valeur et précise tout en définissant les tarifs de prestations de services lisibles. Et pour mettre toutes les chances de son côté, il faut communiquer sur son activité.

Toutefois, il faut noter que les débouchés ne sont pas un problème pour la bonne raison que de plus en plus d’entreprises externalisent leurs secrétariats. Les entreprises qui sollicitent les services d’une télé-secrétaire sont surtout les TPE, les artisans ainsi que les PME et les PMI. En effet, ces dernières ont besoin de l’intervention d’une secrétaire en télétravail pour remplacer temporairement le secrétaire intégré dans l’entreprise lors que celle-ci est en congé, comme le congé de maladie, maternité, vacances et autres. Aussi, les professions médicales sont surtout celles qui engagent des secrétaires en télétravail. Spécialisée cette fois dans le champ médical, la télé-secrétaire médicale est en charge de la gestion des appels entrants et de la prise de rendez-vous. Outre ces corps de métiers, les associations, les personnalités sportives, les artistes ainsi que les institutions recrutent en masse des télé-secrétaires à l’heure actuelle. Pour dire plus simple, le métier de télé-secrétaire est en plein essor, les clients ne manquent pas et on a toutes les chances de son côté pour évoluer.