Les nouvelles technologies ont tout révolutionné et pratiquement aucun domaine ne se trouve être épargné par les progrès que nous observons aujourd’hui. Le secrétariat n’est pas resté en marge de ces évolutions et les progrès qui ont touché son secteur ont permis de rendre beaucoup plus facile l’exécution de certaines tâches. Outre les secrétaires en free-lance ou externalisés qui offrent de réelles alternatives, le secrétariat virtuel (robotique) est de plus en plus utilisé et offre aussi certains avantages non négligeables.

Le secrétariat virtuel, qu’est-ce que c’est ?

Le secrétariat virtuel est un agent non physique (virtuel) qui fonctionne sur la base d’un logiciel et qui accomplit certaines tâches bureautiques, personnelles et administratives pour le compte d’un tiers ou d’une entreprise. À titre d’exemple, on peut citer les assistants virtuels Amy et Shae qui sont destinés aux entrepreneurs et qui permettent notamment d’établir des rendez-vous et d’organiser des conférences.

Les avantages d’un assistant ou d’un secrétariat virtuel

Le secrétaire virtuel peut soulager énormément une entreprise sur plusieurs plans et lui permettre d’être plus compétitif.

• Une disponibilité permanente

Le secrétariat virtuel permet à une entreprise de demeurer joignable et disponible 24 h/24 pour ses clients. Ainsi donc, finir les indisponibilités pour cause d’absence, de fermeture ou d’empêchement. Ce secrétariat ne fait donc plus rater des opportunités et surtout il offre un meilleur service de réception et d’accueil à tous les clients et interlocuteurs qui trouveront que l’entreprise fait preuve d’un très grand professionnalisme.

• Une réduction significative des charges de l’entreprise notamment salariale

Le secrétaire virtuel est tout à fait capable de réaliser certaines tâches qu’un(e) secrétaire physique réalise habituellement et quotidiennement. Cet assistant virtuel peut par exemple répondre aux différents appels téléphoniques, saisir et gérer des courriers, tenir à jour les agendas, faire des planifications et des réservations (hôtel, avion, taxi…). Il peut aussi obtenir en un temps record des informations sur la météo et sur la circulation. Et puisque l’assistant virtuel ne recevra pas de paiement ou de salaire pour les tâches qu’il réalisera, l’entreprise verra sa charge salariale nettement baissée et ainsi, elle sera en mesure de réaliser des économies et de consacrer plus de ressources à son développement.

• Une maximalisation des heures de travail

Le secrétariat virtuel permet grandement de se décharger de certaines tâches courantes (notamment administratives) pour mieux se concentrer à la satisfaction de sa clientèle et au développement de son entreprise. Le temps ou les heures de travail sont donc optimisées pour de meilleurs résultats.

Un secrétariat virtuel peut-il vraiment tout accomplir ?

Un secrétariat virtuel peut être très utile aux entreprises en accomplissant certaines tâches utiles et administratives. Cependant, ce service de secrétariat virtuel n’est pas encore très performant ou n’est pas encore capable d’accomplir ou de gérer des tâches et des fonctions administratives plus complexes. Malgré donc l’utilité de ce secrétariat virtuel, une intervention humaine demeure encore indispensable pour la garantie de meilleurs services. Mais avec les progrès qui se font dans ce domaine, nul ne doute que les prochaines années nous réservent encore de belles surprises et le secrétariat de demain finira par être virtuel.