Retrouver rapidement et traiter facilement tous vos documents (papier ou numérique) est le souhait de tous les services administratifs. De nos jours, grâce à l’avènement des NTIC, le traitement des dossiers numérisés et leur stockage offre un avantage considérable et un accès facile à ces derniers. Cette numérisation des documents permet ainsi de finir avec l’entassement des papiers et d’avoir un gain de temps appréciable dans le travail. Découvrez dans cet article les réels avantages d’un stockage numérique de documents.
Les avantages du stockage numérique de documents
Les nouvelles technologies ont permis de nos jours de mettre à la disposition des entreprises un nouvel outil de gestion grâce au secrétariat externalisé mais aussi de traitement des documents affectés à l’archivage. Ce moyen de stockage présente de nombreux avantages à l’entreprise. En effet, le stockage numérique permet une suppression des coûts liés à l’utilisation des papiers à savoir les coûts de reproduction, d’impression, d’envoi, de stockage, ou de classement. Ce type de stockage facilite également le traitement des documents ainsi que le partage des informations au sein de la structure.
De même, l’archivage numérique de documents favorise une parfaite conservation des données sur de longues durées avec un accès facile, et ce, même à distance. Il faut le rappeler, ce moyen de stockage n’altère pas le contenu des données, quelle que soit la durée de la conservation comme on peut le constater avec l’archivage papier. Il garantit donc l’authenticité et la traçabilité des documents.
Quels sont les moyens de sauvegardes de données d’une entreprise ?
Pour stocker ses données numériques, l’entreprise peut recourir à deux types de supports : internes et externes.
Les supports internes de sauvegarde de données
Certes, les supports internes de sauvegardes de données restent les moins coûteux, mais ne constituent pas les moyens les plus sûrs en cas de perte ou de suppression accidentelle de leur contenu. Cette sauvegarde peut s’effectuer sur les supports tels que : périphériques de stockage (CD, DVD, disque dur externe, clé USB), disque dur interne des ordinateurs, les bandes magnétiques, le NAS (Network Attached Storage) sans oublier les serveurs dédiés.
Les supports externes de sauvegarde des données
À l’inverse des supports internes, l’externalisation des données permet de sauvegarder les informations de l’entreprise à l’extérieur de celle-ci. Ce procédé permet en effet de conserver les données de l’entreprise même en cas de sinistre ou de destruction des données internes. C’est le parfait moyen de reprise facile des activités de l’entreprise. L’externalisation des données de l’entreprise peut se réaliser sur les supports dans les cloud, service de backup distant, sur les NAS hébergés (Network Attached Storage) ou par Export FTP.
La perte des données d’une entreprise peut lui être fatale et peut conduire à la fermeture de ses portes. Il est donc important de prendre les dispositions idoines afin de pallier à toute situation malencontreuse. Le stockage numérique reste l’un des moyens les plus fiables pour sauvegarder et accéder rapidement à ses données.